Getting Things Done (GTD)

Getting Things Done（GTD）

Complete framework for implementing David Allen's GTD methodology to achieve stress-free productivity and mental clarity.

这是一套完整的框架，用于践行David Allen提出的GTD方法论，实现无压力高效产出与思维清晰。

When to Use

适用场景

Feeling overwhelmed by tasks and commitments
Things falling through the cracks
Mental clutter preventing focus
Need a trusted system to manage everything
Starting a new job or major life change
Weekly planning and review sessions
Want to achieve "mind like water" clarity

感觉被任务和承诺压得喘不过气
事情总是被遗漏
思绪杂乱无法集中注意力
需要一个可靠的系统来管理所有事务
刚入职或面临重大人生转变
进行周计划与周回顾
希望达到“心如止水”的清晰状态

Core GTD Principles

GTD核心原则

Mind Like Water:

Your mind is for having ideas, not holding them
External systems capture everything
Trust your system completely
Mental clarity enables better decisions

Workflow Over Lists:

CAPTURE → CLARIFY → ORGANIZE → REFLECT → ENGAGE

Not just todo lists - a complete workflow

Two-Minute Rule:

If it takes <2 minutes, do it now
Don't defer quick actions
Reduces list bloat

心如止水：

你的大脑是用来产生想法的，不是用来存储想法的
用外部系统记录所有事务
完全信任你的系统
思维清晰才能做出更好的决策

工作流程优先于任务列表：

CAPTURE → CLARIFY → ORGANIZE → REFLECT → ENGAGE

不只是待办列表——这是一套完整的工作流程

两分钟法则：

如果一项任务耗时少于2分钟，立刻完成
不要拖延快速任务
减少任务列表的冗余

Workflow

工作流程

Step 1: Capture Everything

步骤1：收集所有事务

Capture Rules:

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收集规则：

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Capture Commitments

记录待办事项

What to Capture:

Tasks and todos
Ideas and insights
Appointments and events
Things people ask you to do
Things you promise to do
Random thoughts
"Someday/Maybe" ideas

Where to Capture:

Inbox (physical)
Digital capture tool (Todoist, Things, etc.)
Voice memos for on-the-go
Email inbox
Notebook

Golden Rule: ONE capture location per medium (one physical inbox, one digital inbox) Don't use multiple apps - pick ONE trusted system


**Capture Template:**

[ ] Thing that came to mind [ ] Another thing [ ] Email I need to respond to [ ] Idea for project [ ] Thing boss mentioned

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需要收集的内容：

任务与待办项
想法与见解
约会与活动
他人托付的事情
自己承诺要做的事
零散想法
“未来/可能要做”的想法

收集渠道：

实体收件箱
数字收集工具（Todoist、Things等）
语音备忘录（用于外出时）
邮箱收件箱
笔记本

黄金法则： 每种媒介只保留一个收集入口（一个实体收件箱、一个数字收件箱）不要使用多个应用——选择一个你信任的系统


**收集模板：**

[ ] 突然想到的事 [ ] 另一件事 [ ] 需要回复的邮件 [ ] 项目想法 [ ] 老板提到的事

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Step 2: Clarify (Process Your Inbox)

步骤2：理清（处理收件箱）

The Processing Workflow:

For each item in inbox:

1. WHAT IS IT?
   └─> Is it actionable? (Can you DO something?)

2. IF NOT ACTIONABLE:
   ├─> Trash (delete it)
   ├─> Reference (file for later)
   └─> Someday/Maybe (might do eventually)

3. IF ACTIONABLE:
   └─> What's the NEXT ACTION? (physical, visible activity)

4. WILL IT TAKE <2 MINUTES?
   ├─> YES: DO IT NOW
   └─> NO: Continue...

5. AM I THE BEST PERSON?
   ├─> NO: Delegate (add to "Waiting For" list)
   └─> YES: Continue...

6. IS IT A PROJECT? (requires >1 action)
   ├─> YES: Add to Projects list + define next action
   └─> NO: Add to Next Actions list

7. DOES IT HAVE A DEADLINE?
   ├─> YES: Add to Calendar
   └─> NO: Add to Context list (@home, @office, etc.)

Clarifying Examples:

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❌ BAD (Vague):
- "Deal with taxes"
- "Website"
- "Mom"

✅ GOOD (Specific next action):
- "Email accountant to schedule tax appointment"
- "Review homepage copy and note 3 improvements"
- "Call mom to discuss Thanksgiving plans"

处理流程：

对于收件箱中的每一项：

1. 这是什么？
   └─> 它是可执行的吗？（你能做些什么？）

2. 如果不可执行：
   ├─> 丢弃（删除）
   ├─> 归档（留存供日后参考）
   └─> 归入“未来/可能要做”（也许以后会做）

3. 如果可执行：
   └─> 下一步行动是什么？（具体的、可见的行动）

4. 耗时是否少于2分钟？
   ├─> 是：立刻完成
   └─> 否：继续...

5. 我是最合适的执行者吗？
   ├─> 否：委派（加入“等待中”列表）
   └─> 是：继续...

6. 这是一个项目吗？（需要多个行动步骤）
   ├─> 是：加入项目列表 + 明确下一步行动
   └─> 否：加入“下一步行动”列表

7. 它有截止日期吗？
   ├─> 是：加入日历
   └─> 否：加入情境列表（@居家、@办公室等）

理清示例：

markdown

❌ 错误示例（模糊）：
- “处理税务”
- “网站”
- “妈妈”

✅ 正确示例（具体的下一步行动）：
- “给会计发邮件预约税务咨询”
- “审核首页文案并记录3处改进点”
- “给妈妈打电话讨论感恩节计划”

Step 3: Organize

步骤3：组织

The GTD Lists:

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GTD列表体系：

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1. Projects List

1. 项目列表

Any outcome requiring >1 action

Format:

[Project Name] - Desired outcome
Next Action: [Specific physical action]

Examples:

Redesign website homepage - Have new design live Next Action: @computer - Review competitor homepages for inspiration
Plan team offsite - Event scheduled with activities Next Action: @phone - Call venue to check availability
Learn React - Build first working app Next Action: @computer - Complete React tutorial chapters 1-3

任何需要多个行动步骤才能达成的结果

格式：

[项目名称] - 预期成果
下一步行动：[具体的实体行动]

示例：

重新设计网站首页 - 新设计上线下一步行动：@电脑 - 研究竞品首页获取灵感
策划团队线下活动 - 确定活动时间与内容下一步行动：@电话 - 联系场地确认可用性
学习React - 搭建第一个可运行的应用下一步行动：@电脑 - 完成React教程第1-3章

2. Next Actions (by Context)

2. 下一步行动（按情境分类）

3. Waiting For List

3. 等待中列表

Things delegated or pending from others

WAIT: Report from John (requested 1/15)
WAIT: Client approval on design (sent 1/18)
WAIT: Reimbursement for expenses (submitted 1/10)

已委派给他人或等待他人反馈的事项

等待：John的报告（1月15日索要）
等待：客户对设计的审批（1月18日发送）
等待：费用报销（1月10日提交）

4. Someday/Maybe

4. 未来/可能要做

Things you might do, but not now

Learn Spanish
Take cooking class
Visit Japan
Write a book
Start a podcast
Learn piano

也许会做，但不是现在

学习西班牙语
参加烹饪课程
去日本旅行
写一本书
开播客
学钢琴

5. Calendar

5. 日历

ONLY hard landscape (specific time/date)

Use for:

✅ Appointments
✅ Deadlines
✅ Time-specific actions

DON'T use for:

❌ Regular tasks (those go in Next Actions)
❌ "I hope to do this today" (unreliable)

仅用于记录硬性安排（具体时间/日期）

适用场景：

✅ 约会
✅ 截止日期
✅ 特定时间的行动

不适用场景：

❌ 常规任务（这些归入下一步行动列表）
❌ “我希望今天做这件事”（不可靠的安排）

6. Reference

6. 参考资料

Non-actionable information you need

Tax documents (2020-2025)
Recipes
Instruction manuals
Meeting notes
Research materials

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需要留存的非可执行信息

税务单据（2020-2025年）
食谱
使用手册
会议记录
研究资料

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Step 4: Reflect (Weekly Review)

步骤4：反思（周回顾）

The Weekly Review - Non-negotiable

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周回顾——不可或缺

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Weekly Review Checklist (60-90 minutes)

周回顾清单（60-90分钟）

Schedule: Every Friday 4pm (or consistent time)

时间安排：每周五下午4点（或固定时间）

1. GET CLEAR (30 min)

1. 理清思绪（30分钟）

Capture:

Empty brain - write down everything on your mind
Process physical inbox to zero
Process email inbox to zero
Process notes from meetings
Collect loose papers, receipts

Process:

Review "Next Actions" - are they still next?
Review "Waiting For" - anything stuck?
Review calendar (past 2 weeks) - capture loose ends
Review calendar (next 2 weeks) - prepare

收集：

清空大脑——写下所有想法
处理实体收件箱至空
处理邮箱收件箱至空
处理会议记录
整理零散纸张、收据

梳理：

回顾“下一步行动”列表——它们还是当前的下一步吗？
回顾“等待中”列表——有没有停滞的事项？
回顾日历（过去2周）——记录未完成的事项
回顾日历（未来2周）——做好准备

2. GET CURRENT (20 min)

2. 更新内容（20分钟）

Projects:

Review project list - still relevant?
Ensure each project has next action
Add new projects that emerged
Move completed projects to "Done" log

Lists:

Review Next Actions by context
Cross off completed items
Add new actions that emerged

Someday/Maybe:

Review list - anything ready to activate?
Add new ideas

项目：

回顾项目列表——是否依然相关？
确保每个项目都有明确的下一步行动
添加新出现的项目
将已完成的项目移至“已完成”日志

列表：

按情境回顾下一步行动
勾选已完成的事项
添加新出现的行动

未来/可能要做：

回顾列表——有没有可以启动的事项？
添加新想法

3. GET CREATIVE (10 min)

3. 创新思考（10分钟）

Horizons of Focus:

Purpose & Principles: Am I aligned?
Vision (3-5 years): Where am I headed?
Goals (1-2 years): What milestones?
Areas of Focus: Health, family, career, etc.
Projects: Supporting my goals?
Actions: Moving projects forward?

Questions:

What's working well?
What's not working?
What should I start/stop/continue?
What opportunities am I seeing?

聚焦层级：

人生目标与原则：我的行动是否与之对齐？
愿景（3-5年）：我要去往何方？
目标（1-2年）：我要达成什么里程碑？
负责领域：健康、家庭、事业等
项目：是否支持我的目标？
行动：是否推动项目进展？

思考问题：

哪些事情进展顺利？
哪些事情出了问题？
我应该开始/停止/继续做什么？
我看到了哪些机会？

4. PLAN NEXT WEEK (10 min)

4. 规划下周（10分钟）

Review big rocks for next week
Block time for important projects
Identify top 3 priorities
Feel confident and ready

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回顾下周的重要事项
为重要项目预留时间
确定Top 3优先级
感到自信且准备就绪

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Step 5: Engage (Do the Work)

步骤5：执行（开展工作）

The Four-Criteria Model for Choosing Actions:

When deciding what to do next, consider:

1. CONTEXT
   Where am I? What tools do I have?
   → Filter to @context lists

2. TIME AVAILABLE
   How much time before next meeting?
   → 5 min? Pick quick wins
   → 2 hours? Tackle meaty projects

3. ENERGY AVAILABLE
   How alert am I? (1-10)
   → High energy: Creative work, hard problems
   → Medium: Routine tasks, emails
   → Low: Organize, file, simple tasks

4. PRIORITY
   Given 1-3, what's most important?
   → Review project outcomes
   → Consider goals and deadlines
   → Trust your intuition

The Six-Level Model (Horizons of Focus):

Level 6: LIFE PURPOSE & PRINCIPLES
↓       Why do I exist? What are my values?
↓
Level 5: VISION (3-5 years)
↓       Where am I going? What's the big picture?
↓
Level 4: GOALS & OBJECTIVES (1-2 years)
↓       What do I want to achieve?
↓
Level 3: AREAS OF RESPONSIBILITY
↓       What must I maintain? (health, finances, relationships)
↓
Level 2: PROJECTS
↓       What outcomes am I committed to? (>1 action)
↓
Level 1: NEXT ACTIONS
        What's the immediate physical step?

选择行动的四标准模型：

决定下一步做什么时，考虑以下因素：

1. 情境
   我在哪里？我有什么工具？
   → 筛选对应@情境的列表

2. 可用时间
   距离下一个会议还有多久？
   → 5分钟？选择快速完成的任务
   → 2小时？处理复杂的项目

3. 精力状态
   我有多清醒？（1-10分）
   → 高精力：创意工作、解决难题
   → 中精力：常规任务、处理邮件
   → 低精力：整理、归档、简单任务

4. 优先级
   结合1-3点，什么是最重要的？
   → 回顾项目成果
   → 考虑目标与截止日期
   → 相信你的直觉

六层级模型（聚焦层级）：

第6层：人生目标与原则
↓       我为何存在？我的价值观是什么？
↓
第5层：愿景（3-5年）
↓       我要去往何方？全景是什么？
↓
第4层：目标与指标（1-2年）
↓       我要达成什么？
↓
第3层：负责领域
↓       我必须维护什么？（健康、财务、人际关系）
↓
第2层：项目
↓       我承诺达成什么成果？（需要多个行动步骤）
↓
第1层：下一步行动
        当下具体的实体步骤是什么？

GTD Setup Guide

GTD设置指南

Digital Tools Setup

数字工具设置

Recommended Apps:

Todoist (best for GTD structure)
Things 3 (Mac/iOS, elegant)
OmniFocus (power users)
Notion (all-in-one)

Todoist GTD Structure:

Projects:
├── 📬 Inbox
├── 📋 Next Actions
│   ├── @computer
│   ├── @home
│   ├── @office
│   ├── @phone
│   ├── @errands
│   └── @anywhere
├── 📂 Projects
│   ├── Work Projects
│   └── Personal Projects
├── ⏳ Waiting For
├── 🔮 Someday/Maybe
└── 📚 Reference (optional)

Labels:
- 2min (for quick wins)
- High Energy
- Low Energy

推荐应用：

Todoist（最适合GTD结构）
Things 3（Mac/iOS平台，简洁优雅）
OmniFocus（高级用户首选）
Notion（一站式工具）

Todoist的GTD结构：

项目：
├── 📬 收件箱
├── 📋 下一步行动
│   ├── @电脑
│   ├── @居家
│   ├── @办公室
│   ├── @电话
│   ├── @跑腿
│   └── @随时随地
├── 📂 项目
│   ├── 工作项目
│   └── 个人项目
├── ⏳ 等待中
├── 🔮 未来/可能要做
└── 📚 参考资料（可选）

标签：
- 2min（快速完成的任务）
- 高精力
- 低精力

Physical Setup

实体工具设置

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Physical Workspace

实体工作区

Inbox:

Physical inbox tray on desk
Everything goes here first

File System:

A-Z reference files
Action support files (per project)
Archive (completed)

Supplies:

Label maker
File folders
Sticky notes
Timer

---

收件箱：

办公桌上的实体收件托盘
所有事项先放入此处

文件系统：

A-Z参考文件
项目支持文件（按项目分类）
归档文件（已完成）

用品：

标签机
文件袋
便利贴
计时器

---

Common Mistakes

常见错误

Don't	Do
Use calendar for wishes	Calendar = hard landscape only
Have multiple inboxes	One physical, one digital max
Skip weekly review	Non-negotiable sacred time
Keep lists in your head	External system for everything
Vague actions ("website")	Specific next action ("draft homepage copy")
Process inbox constantly	Batch process 1-3x daily
Put projects in next actions	Projects list separate from actions
Organize before clarifying	Capture → Clarify → THEN organize

不要做	要做
用日历记录愿望	日历仅用于记录硬性安排
拥有多个收件箱	最多一个实体收件箱、一个数字收件箱
跳过周回顾	将周回顾视为不可侵犯的固定时间
把列表记在脑子里	所有事项都存入外部系统
使用模糊的行动描述（如“网站”）	使用具体的下一步行动（如“撰写首页文案草稿”）
频繁处理收件箱	每天批量处理1-3次
将项目放入下一步行动列表	项目列表与行动列表分开
先组织再理清	收集 → 理清 → 再组织

GTD Workflows

GTD工作流

Daily Workflow:

MORNING (10 min):
- Process inbox to zero
- Review calendar + next actions
- Choose top 3 priorities

DURING DAY:
- Capture everything as it comes
- 2-minute rule for quick items
- Work from context lists

EVENING (5 min):
- Quick inbox sweep
- Prep tomorrow's calendar

Weekly Workflow:

FRIDAY 4PM (90 min):
- Complete Weekly Review checklist
- Get to zero inboxes
- Review all projects
- Plan next week priorities

Monthly Workflow:

LAST FRIDAY (30 min):
- Review goals and vision
- Assess progress on areas of focus
- Archive completed projects
- Someday/Maybe review

日常工作流：

早晨（10分钟）：
- 处理收件箱至空
- 回顾日历 + 下一步行动列表
- 确定Top 3优先级

工作时间：
- 出现的所有事项都及时收集
- 对快速任务使用两分钟法则
- 按情境列表开展工作

晚上（5分钟）：
- 快速清理收件箱
- 为明天的日历做准备

周工作流：

周五下午4点（90分钟）：
- 完成周回顾清单
- 清空所有收件箱
- 回顾所有项目
- 规划下周优先级

月工作流：

最后一个周五（30分钟）：
- 回顾目标与愿景
- 评估负责领域的进展
- 归档已完成的项目
- 回顾“未来/可能要做”列表

GTD Checklists

GTD检查清单

Daily Shutdown Routine:

markdown

- [ ] Process inbox to zero
- [ ] Review today's calendar - capture loose ends
- [ ] Review next actions - reschedule what didn't happen
- [ ] Capture anything on mind
- [ ] Review tomorrow's calendar
- [ ] Choose tomorrow's top 3
- [ ] Close all open loops

Project Kickoff:

markdown

- [ ] Define successful outcome clearly
- [ ] Brainstorm all components
- [ ] Identify next action
- [ ] Add to projects list
- [ ] Schedule planning time if needed
- [ ] Note any waiting-for items

Processing Inbox (Zero):

markdown

For each item:
- [ ] What is it?
- [ ] Is it actionable?
  - No → Trash / Reference / Someday
  - Yes → Next action?
- [ ] <2 min? Do now
- [ ] Delegate? Add to Waiting For
- [ ] Multi-step? Add to Projects
- [ ] Add next action to context list
- [ ] Move item out of inbox

每日收尾流程：

markdown

- [ ] 处理收件箱至空
- [ ] 回顾今日日历——记录未完成的事项
- [ ] 回顾下一步行动列表——重新安排未完成的任务
- [ ] 记录所有脑海中的想法
- [ ] 回顾明日日历
- [ ] 确定明日Top 3优先级
- [ ] 关闭所有未完成的事项

项目启动：

markdown

- [ ] 明确定义成功的成果
- [ ] 头脑风暴所有组成部分
- [ ] 确定下一步行动
- [ ] 加入项目列表
- [ ] 如有需要，安排规划时间
- [ ] 记录需要等待的事项

处理收件箱至空：

markdown

对于每一项：
- [ ] 这是什么？
- [ ] 它是可执行的吗？
  - 否 → 丢弃 / 归档 / 归入未来/可能要做
  - 是 → 下一步行动是什么？
- [ ] 耗时少于2分钟？立刻完成
- [ ] 需要委派？加入等待中列表
- [ ] 多步骤任务？加入项目列表
- [ ] 将下一步行动加入情境列表
- [ ] 将事项移出收件箱

Troubleshooting

故障排除

"I'm overwhelmed by my lists" → Do a mini-review: What can you delete, delegate, or defer to someday/maybe?

"Things keep falling through cracks" → Are you doing weekly reviews? That's where you catch everything.

"I never look at my lists" → Lists aren't trusted. Process inbox completely, or you'll revert to your head.

"I have too many projects" → Good! Projects list should capture ALL commitments. Then choose consciously.

"I don't know what to work on" → Use the 4 criteria: Context, Time, Energy, Priority

"Weekly review takes too long" → Do mini-reviews daily. Friday = just tie up loose ends.

“我被列表压得喘不过气” → 进行迷你回顾：哪些可以删除、委派或推迟到“未来/可能要做”？

“事情总是被遗漏” → 你有做周回顾吗？周回顾是你捕捉所有事项的关键。

“我从不看我的列表” → 列表不可信。彻底处理收件箱，否则你会回到用脑子记的状态。

“我的项目太多了” → 很好！项目列表应该记录所有承诺。然后有意识地选择要执行的项目。

“我不知道该做什么” → 使用四标准：情境、时间、精力、优先级

“周回顾耗时太长” → 每天做迷你回顾。周五只需处理收尾工作。

Advanced GTD

进阶GTD

Energy-Based Contexts:

@high-energy - Creative work, problem solving
@medium-energy - Routine tasks, emails
@low-energy - Organizing, filing, simple tasks

Time-Based Contexts:

@5min - Quick wins
@30min - Focused tasks
@2hours - Deep work blocks

Area of Focus Review (Monthly):

markdown

For each area (Health, Finances, Career, Relationships, etc.):

- What's working?
- What's not working?
- What should I start/stop/continue?
- Any new projects needed?
- Are current projects aligned?

基于精力的情境：

@高精力 - 创意工作、解决问题
@中精力 - 常规任务、处理邮件
@低精力 - 整理、归档、简单任务

基于时间的情境：

@5分钟 - 快速完成的任务
@30分钟 - 专注任务
@2小时 - 深度工作时段

负责领域回顾（每月）：

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对于每个领域（健康、财务、事业、人际关系等）：

- 哪些进展顺利？
- 哪些出了问题？
- 我应该开始/停止/继续做什么？
- 是否需要启动新项目？
- 当前项目是否与目标对齐？

Tools & Resources

工具与资源

Digital:

Todoist (best overall)
Things 3 (Mac/iOS beauty)
OmniFocus (power users)
Notion (all-in-one)

Physical:

Tickler file (43 folders)
Reference filing system
Inbox tray

Resources:

"Getting Things Done" by David Allen (book)
GTD Connect (official community)
/r/gtd (Reddit community)

数字工具：

Todoist（综合最佳）
Things 3（Mac/iOS平台的优雅之选）
OmniFocus（高级用户）
Notion（一站式工具）

实体工具：

提醒文件盒（43格）
参考文件系统
收件托盘

资源：

《Getting Things Done》David Allen 著（书籍）
GTD Connect（官方社区）
/r/gtd（Reddit社区）

productivity-gtd

Original

Translation

Getting Things Done (GTD)

Getting Things Done（GTD）

When to Use

适用场景

Core GTD Principles

GTD核心原则

Workflow

工作流程

Step 1: Capture Everything

步骤1：收集所有事务

Capture Commitments

记录待办事项

Step 2: Clarify (Process Your Inbox)

步骤2：理清（处理收件箱）

Step 3: Organize

步骤3：组织

1. Projects List

1. 项目列表

2. Next Actions (by Context)

2. 下一步行动（按情境分类）

3. Waiting For List

3. 等待中列表

4. Someday/Maybe

4. 未来/可能要做

5. Calendar

5. 日历

6. Reference

6. 参考资料

Step 4: Reflect (Weekly Review)

步骤4：反思（周回顾）

Weekly Review Checklist (60-90 minutes)

周回顾清单（60-90分钟）

1. GET CLEAR (30 min)

1. 理清思绪（30分钟）

2. GET CURRENT (20 min)

2. 更新内容（20分钟）

3. GET CREATIVE (10 min)

3. 创新思考（10分钟）

4. PLAN NEXT WEEK (10 min)

4. 规划下周（10分钟）

Step 5: Engage (Do the Work)

步骤5：执行（开展工作）

GTD Setup Guide

GTD设置指南

Digital Tools Setup

数字工具设置

Physical Setup

实体工具设置

Physical Workspace

实体工作区

Common Mistakes

常见错误

GTD Workflows

GTD工作流

GTD Checklists

GTD检查清单

Troubleshooting

故障排除

Advanced GTD

进阶GTD

Tools & Resources

工具与资源

Related Skills

相关技能