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data-organization-system

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Original

English
🇨🇳

Translation

Chinese

File Organizer

文件整理工具

This skill acts as your personal organization assistant, helping you maintain a clean, logical file structure across your computer without the mental overhead of constant manual organization.
该技能可作为你的个人整理助手，帮助你在电脑上维持整洁、逻辑清晰的文件结构，无需耗费精力手动整理。

When to Use This Skill

何时使用该技能

  • Your Downloads folder is a chaotic mess
  • You can't find files because they're scattered everywhere
  • You have duplicate files taking up space
  • Your folder structure doesn't make sense anymore
  • You want to establish better organization habits
  • You're starting a new project and need a good structure
  • You're cleaning up before archiving old projects
  • 你的下载文件夹杂乱无章
  • 你因文件分散而找不到所需内容
  • 存在占用存储空间的重复文件
  • 现有的文件夹结构不再合理
  • 你想要养成更好的文件整理习惯
  • 你启动了新项目，需要搭建合理的结构
  • 你在归档旧项目前需要进行清理

What This Skill Does

该技能能做什么

  1. Analyzes Current Structure: Reviews your folders and files to understand what you have
  2. Finds Duplicates: Identifies duplicate files across your system
  3. Suggests Organization: Proposes logical folder structures based on your content
  4. Automates Cleanup: Moves, renames, and organizes files with your approval
  5. Maintains Context: Makes smart decisions based on file types, dates, and content
  6. Reduces Clutter: Identifies old files you probably don't need anymore
  1. 分析当前结构：查看你的文件夹和文件，了解现有内容
  2. 查找重复文件：识别系统中的重复文件
  3. 提供整理建议：根据你的内容提出合理的文件夹结构方案
  4. 自动清理整理：经你确认后，移动、重命名并整理文件
  5. 保留上下文信息：根据文件类型、日期和内容做出智能决策
  6. 减少杂乱：识别你可能不再需要的旧文件

How to Use

使用方法

From Your Home Directory

从主目录开始

cd ~
Then run Claude Code and ask for help:
Help me organize my Downloads folder
Find duplicate files in my Documents folder
Review my project directories and suggest improvements
cd ~
然后运行Claude Code并请求帮助：
帮我整理我的下载文件夹
查找我的文档文件夹中的重复文件
查看我的项目目录并提出改进建议

Specific Organization Tasks

特定整理任务

Organize these downloads into proper folders based on what they are
Find duplicate files and help me decide which to keep
Clean up old files I haven't touched in 6+ months
Create a better folder structure for my [work/projects/photos/etc]
根据文件类型将这些下载内容整理到合适的文件夹中
查找重复文件并帮我决定保留哪些
清理我6个月以上未访问的旧文件
为我的[工作/项目/照片等]创建更合理的文件夹结构

Instructions

操作步骤

When a user requests file organization help:
  1. Understand the Scope
    Ask clarifying questions:
    • Which directory needs organization? (Downloads, Documents, entire home folder?)
    • What's the main problem? (Can't find things, duplicates, too messy, no structure?)
    • Any files or folders to avoid? (Current projects, sensitive data?)
    • How aggressively to organize? (Conservative vs. comprehensive cleanup)
  2. Analyze Current State
    Review the target directory:
    bash
    # Get overview of current structure
ls -la [target_directory]

# Check file types and sizes
find [target_directory] -type f -exec file {} \; | head -20

# Identify largest files
du -sh [target_directory]/* | sort -rh | head -20

# Count file types
find [target_directory] -type f | sed 's/.*\.//' | sort | uniq -c | sort -rn
    Summarize findings:
    • Total files and folders
    • File type breakdown
    • Size distribution
    • Date ranges
    • Obvious organization issues
  3. Identify Organization Patterns
    Based on the files, determine logical groupings:
    By Type:
    • Documents (PDFs, DOCX, TXT)
    • Images (JPG, PNG, SVG)
    • Videos (MP4, MOV)
    • Archives (ZIP, TAR, DMG)
    • Code/Projects (directories with code)
    • Spreadsheets (XLSX, CSV)
    • Presentations (PPTX, KEY)
    By Purpose:
    • Work vs. Personal
    • Active vs. Archive
    • Project-specific
    • Reference materials
    • Temporary/scratch files
    By Date:
    • Current year/month
    • Previous years
    • Very old (archive candidates)
  4. Find Duplicates
    When requested, search for duplicates:
    bash
    # Find exact duplicates by hash
find [directory] -type f -exec md5 {} \; | sort | uniq -d

# Find files with same name
find [directory] -type f -printf '%f\n' | sort | uniq -d

# Find similar-sized files
find [directory] -type f -printf '%s %p\n' | sort -n
    For each set of duplicates:
    • Show all file paths
    • Display sizes and modification dates
    • Recommend which to keep (usually newest or best-named)
    • Important: Always ask for confirmation before deleting
  5. Propose Organization Plan
    Present a clear plan before making changes:
    markdown
    # Organization Plan for [Directory]

## Current State
- X files across Y folders
- [Size] total
- File types: [breakdown]
- Issues: [list problems]

## Proposed Structure
    [Directory]/ ├── Work/ │ ├── Projects/ │ ├── Documents/ │ └── Archive/ ├── Personal/ │ ├── Photos/ │ ├── Documents/ │ └── Media/ └── Downloads/ ├── To-Sort/ └── Archive/
    
## Changes I'll Make

1. **Create new folders**: [list]
2. **Move files**:
   - X PDFs → Work/Documents/
   - Y images → Personal/Photos/
   - Z old files → Archive/
3. **Rename files**: [any renaming patterns]
4. **Delete**: [duplicates or trash files]

## Files Needing Your Decision

- [List any files you're unsure about]

Ready to proceed? (yes/no/modify)
  6. Execute Organization
    After approval, organize systematically:
    bash
    # Create folder structure
mkdir -p "path/to/new/folders"

# Move files with clear logging
mv "old/path/file.pdf" "new/path/file.pdf"

# Rename files with consistent patterns
# Example: "YYYY-MM-DD - Description.ext"
    Important Rules:
    • Always confirm before deleting anything
    • Log all moves for potential undo
    • Preserve original modification dates
    • Handle filename conflicts gracefully
    • Stop and ask if you encounter unexpected situations
  7. Provide Summary and Maintenance Tips
    After organizing:
    markdown
    # Organization Complete! ✨

## What Changed

- Created [X] new folders
- Organized [Y] files
- Freed [Z] GB by removing duplicates
- Archived [W] old files

## New Structure

[Show the new folder tree]

## Maintenance Tips

To keep this organized:

1. **Weekly**: Sort new downloads
2. **Monthly**: Review and archive completed projects
3. **Quarterly**: Check for new duplicates
4. **Yearly**: Archive old files

## Quick Commands for You

```bash
# Find files modified this week
find . -type f -mtime -7

# Sort downloads by type
[custom command for their setup]

# Find duplicates
[custom command]
    Want to organize another folder?
    undefined
当用户请求文件整理帮助时：
  1. 明确范围
    提出澄清问题：
    • 需要整理哪个目录？（下载、文档、整个主目录？）
    • 主要问题是什么？（找不到文件、重复文件、过于杂乱、结构不合理？）
    • 有没有需要避开的文件或文件夹？（当前项目、敏感数据？）
    • 整理的激进程度如何？（保守型 vs 全面清理）
  2. 分析当前状态
    查看目标目录：
    bash
    # 获取当前结构概览
ls -la [target_directory]

# 检查文件类型和大小
find [target_directory] -type f -exec file {} \; | head -20

# 识别最大的文件
du -sh [target_directory]/* | sort -rh | head -20

# 统计文件类型
find [target_directory] -type f | sed 's/.*\.//' | sort | uniq -c | sort -rn
    总结发现：
    • 文件和文件夹总数
    • 文件类型分布
    • 大小分布
    • 日期范围
    • 明显的结构问题
  3. 确定整理模式
    根据文件内容确定逻辑分组：
    按类型分组：
    • 文档（PDF、DOCX、TXT）
    • 图片（JPG、PNG、SVG）
    • 视频（MP4、MOV）
    • 压缩包（ZIP、TAR、DMG）
    • 代码/项目（包含代码的目录）
    • 电子表格（XLSX、CSV）
    • 演示文稿（PPTX、KEY）
    按用途分组：
    • 工作 vs 个人
    • 活跃项目 vs 归档项目
    • 特定项目
    • 参考资料
    • 临时/草稿文件
    按日期分组：
    • 当前年/月
    • 往年
    • 非常旧的文件（归档候选）
  4. 查找重复文件
    当用户请求时，搜索重复文件：
    bash
    # 通过哈希查找完全重复的文件
find [directory] -type f -exec md5 {} \; | sort | uniq -d

# 查找同名文件
find [directory] -type f -printf '%f\n' | sort | uniq -d

# 查找大小相似的文件
find [directory] -type f -printf '%s %p\n' | sort -n
    对于每组重复文件：
    • 显示所有文件路径
    • 展示大小和修改日期
    • 建议保留哪一个（通常是最新或命名规范的）
    • 重要提示：删除前务必征得用户确认
  5. 提出整理方案
    在进行更改前，先呈现清晰的方案：
    markdown
    # [目录]整理方案

## 当前状态
- 共Y个文件夹下的X个文件
- 总大小：[Size]
- 文件类型：[分布情况]
- 存在的问题：[列出问题]

## 建议的结构
    [Directory]/ ├── 工作/ │ ├── 项目/ │ ├── 文档/ │ └── 归档/ ├── 个人/ │ ├── 照片/ │ ├── 文档/ │ └── 媒体/ └── 下载/ ├── 待分类/ └── 归档/
    
## 执行的更改

1. **创建新文件夹**：[列表]
2. **移动文件**：
   - X个PDF文件 → 工作/文档/
   - Y张图片 → 个人/照片/
   - Z个旧文件 → 归档/
3. **重命名文件**：[任何重命名规则]
4. **删除**：[重复文件或垃圾文件]

## 需要你决策的文件

- [列出不确定的文件]

是否准备开始执行？（是/否/修改）
  6. 执行整理操作
    获得批准后，系统地进行整理：
    bash
    # 创建文件夹结构
mkdir -p "path/to/new/folders"

# 移动文件并记录日志
mv "old/path/file.pdf" "new/path/file.pdf"

# 按照统一规则重命名文件
# 示例："YYYY-MM-DD - 描述.ext"
    重要规则：
    • 删除任何内容前务必确认
    • 记录所有移动操作，以便撤销
    • 保留原始修改日期
    • 妥善处理文件名冲突
    • 遇到意外情况时停止并询问用户
  7. 提供总结和维护建议
    整理完成后：
    markdown
    # 整理完成！✨

## 更改内容

- 创建了[X]个新文件夹
- 整理了[Y]个文件
- 删除重复文件释放了[Z] GB空间
- 归档了[W]个旧文件

## 新结构

[展示新的文件夹树]

## 维护建议

为保持整洁：

1. **每周**：整理新下载的文件
2. **每月**：查看并归档已完成的项目
3. **每季度**：检查新的重复文件
4. **每年**：归档旧文件

## 为你准备的快捷命令

```bash
# 查找本周修改的文件
find . -type f -mtime -7

# 按类型整理下载文件
[为你的配置定制的命令]

# 查找重复文件
[定制命令]
    需要整理其他文件夹吗？
    undefined

Examples

示例

Example 1: Organizing Downloads (From Justin Dielmann)

示例1：整理下载文件夹（来自Justin Dielmann）

User: "My Downloads folder is a mess with 500+ files. Help me organize it."
Process:
  1. Analyzes Downloads folder
  2. Finds patterns: work docs, personal photos, installers, random PDFs
  3. Proposes structure:
    • Downloads/
      • Work/
      • Personal/
      • Installers/ (DMG, PKG files)
      • Archive/
      • ToSort/ (things needing decisions)
  4. Asks for confirmation
  5. Moves files intelligently based on content and names
  6. Results: 500 files → 5 organized folders
用户：“我的下载文件夹里有500多个文件，乱七八糟的。帮我整理一下。”
流程：
  1. 分析下载文件夹
  2. 发现规律：工作文档、个人照片、安装程序、零散PDF
  3. 提出结构：
    • 下载/
      • 工作/
      • 个人/
      • 安装程序/（DMG、PKG文件）
      • 归档/
      • 待分类/（需要决策的文件）
  4. 请求用户确认
  5. 根据内容和名称智能移动文件
  6. 结果：500个文件 → 5个整理好的文件夹

Example 2: Finding and Removing Duplicates

示例2：查找并删除重复文件

User: "Find duplicate files in my Documents and help me decide which to keep."
Output:
markdown
undefined
用户：“查找我文档文件夹里的重复文件，帮我决定保留哪些。”
输出：
markdown
undefined

Found 23 Sets of Duplicates (156 MB total)

找到23组重复文件（总计156 MB）

Duplicate Set 1: "proposal.pdf"

重复文件组1："proposal.pdf"

  • /Documents/proposal.pdf
    (2.3 MB, modified: 2024-03-15)
  • /Documents/old/proposal.pdf
    (2.3 MB, modified: 2024-03-15)
  • /Desktop/proposal.pdf
    (2.3 MB, modified: 2024-03-10)
Recommendation: Keep 
/Documents/proposal.pdf
(most recent in correct location) Delete the other 2 copies?
[Continue for all duplicates...]
undefined
  • /Documents/proposal.pdf
    （2.3 MB，修改时间：2024-03-15）
  • /Documents/old/proposal.pdf
    （2.3 MB，修改时间：2024-03-15）
  • /Desktop/proposal.pdf
    （2.3 MB，修改时间：2024-03-10）
建议：保留
/Documents/proposal.pdf
（最新且在正确位置） 是否删除另外2个副本？
[所有重复文件组依次展示...]
undefined

Example 3: Restructuring Projects Folder

示例3：重构项目文件夹

User: "Review my ~/Projects directory and suggest improvements."
Output:
markdown
undefined
用户：“查看我的~/Projects目录，提出改进建议。”
输出：
markdown
undefined

Analysis of ~/Projects

~/Projects目录分析

Current Structure Issues

当前结构问题

  • Mix of active and archived projects (3+ years old)
  • No consistent naming convention
  • Some projects at root, others in random subfolders
  • Duplicate folders (project-name, project-name-old, project-name-v2)
  • 活跃项目和归档项目（3年以上）混合在一起
  • 没有统一的命名规则
  • 部分项目在根目录，其他在随机子文件夹中
  • 存在重复文件夹（project-name, project-name-old, project-name-v2）

Proposed Structure

建议的结构

Projects/
├── Active/
│   ├── client-work/
│   ├── side-projects/
│   └── learning/
├── Archive/
│   ├── 2022/
│   ├── 2023/
│   └── 2024/
└── Templates/
Projects/
├── 活跃项目/
│   ├── 客户项目/
│   ├── 个人项目/
│   └── 学习/
├── 归档/
│   ├── 2022/
│   ├── 2023/
│   └── 2024/
└── 模板/

Specific Changes

具体更改

  1. Move 12 projects not touched since 2022 → Archive/
  2. Consolidate 4 duplicate project folders
  3. Rename projects to consistent format: "client-name-project-name"
  4. Create Archive for old work
Want me to implement this?
undefined
  1. 将12个2022年后未修改的项目 → 归档/
  2. 合并4个重复的项目文件夹
  3. 按照统一格式重命名项目：“客户名称-项目名称”
  4. 为旧工作创建归档文件夹
是否需要我执行此操作？
undefined

Example 4: Organizing Photos by Date

示例4：按日期整理照片

User: "Organize my photo folders by year and month."
Output: Creates structure like:
Photos/
├── 2023/
│   ├── 01-January/
│   ├── 02-February/
│   └── ...
├── 2024/
│   ├── 01-January/
│   └── ...
└── Unsorted/
Then moves photos based on EXIF data or file modification dates.
用户：“按年份和月份整理我的照片文件夹。”
输出：创建如下结构：
照片/
├── 2023/
│   ├── 01-一月/
│   ├── 02-二月/
│   └── ...
├── 2024/
│   ├── 01-一月/
│   └── ...
└── 未分类/
然后根据EXIF数据或文件修改日期移动照片。

Common Organization Tasks

常见整理任务

Downloads Cleanup

下载文件夹清理

Organize my Downloads folder - move documents to Documents, 
images to Pictures, keep installers separate, and archive files 
older than 3 months.
整理我的下载文件夹 - 将文档移至文档文件夹，
图片移至图片文件夹，单独存放安装程序，
并归档3个月以上的旧文件。

Project Organization

项目整理

Review my Projects folder structure and help me separate active 
projects from old ones I should archive.
查看我的项目文件夹结构，帮我区分活跃项目
和应该归档的旧项目。

Duplicate Removal

重复文件删除

Find all duplicate files in my Documents folder and help me 
decide which ones to keep.
查找我文档文件夹中的所有重复文件，帮我
决定保留哪些。

Desktop Cleanup

桌面清理

My Desktop is covered in files. Help me organize everything into 
my Documents folder properly.
我的桌面上全是文件。帮我将所有内容合理
整理到我的文档文件夹中。

Photo Organization

照片整理

Organize all photos in this folder by date (year/month) based 
on when they were taken.
按拍摄日期（年/月）整理此文件夹中的所有照片。

Work/Personal Separation

工作/个人文件分离

Help me separate my work files from personal files across my 
Documents folder.
帮我将文档文件夹中的工作文件和个人文件分开。

Pro Tips

实用技巧

  1. Start Small: Begin with one messy folder (like Downloads) to build trust
  2. Regular Maintenance: Run weekly cleanup on Downloads
  3. Consistent Naming: Use "YYYY-MM-DD - Description" format for important files
  4. Archive Aggressively: Move old projects to Archive instead of deleting
  5. Keep Active Separate: Maintain clear boundaries between active and archived work
  6. Trust the Process: Let Claude handle the cognitive load of where things go
  1. 从小处着手：从一个杂乱的文件夹（如下载）开始，建立信任
  2. 定期维护：每周对下载文件夹进行清理
  3. 统一命名：重要文件使用“YYYY-MM-DD - 描述”格式
  4. 积极归档：将旧项目移至归档文件夹而非删除
  5. 区分活跃与归档：明确活跃工作和归档工作的界限
  6. 信任流程：让Claude处理文件归类的脑力负担

Best Practices

最佳实践

Folder Naming

文件夹命名

  • Use clear, descriptive names
  • Avoid spaces (use hyphens or underscores)
  • Be specific: "client-proposals" not "docs"
  • Use prefixes for ordering: "01-current", "02-archive"
  • 使用清晰、描述性的名称
  • 避免空格（使用连字符或下划线）
  • 具体明确：用“客户提案”而非“文档”
  • 使用前缀排序：“01-当前项目”、“02-归档项目”

File Naming

文件命名

  • Include dates: "2024-10-17-meeting-notes.md"
  • Be descriptive: "q3-financial-report.xlsx"
  • Avoid version numbers in names (use version control instead)
  • Remove download artifacts: "document-final-v2 (1).pdf" → "document.pdf"
  • 包含日期：“2024-10-17-会议记录.md”
  • 描述性强：“q3财务报告.xlsx”
  • 文件名中避免版本号（改用版本控制）
  • 移除下载后缀：“document-final-v2 (1).pdf” → “document.pdf”

When to Archive

何时归档

  • Projects not touched in 6+ months
  • Completed work that might be referenced later
  • Old versions after migration to new systems
  • Files you're hesitant to delete (archive first)
  • 6个月以上未访问的项目
  • 完成后可能需要参考的工作
  • 迁移到新系统后的旧版本
  • 你不愿删除的文件（先归档）

Related Use Cases

相关使用场景

  • Setting up organization for a new computer
  • Preparing files for backup/archiving
  • Cleaning up before storage cleanup
  • Organizing shared team folders
  • Structuring new project directories
  • 为新电脑设置文件整理规则
  • 为备份/归档准备文件
  • 清理存储空间前整理文件
  • 整理团队共享文件夹
  • 为新项目搭建目录结构